Vous envoyez vos factures et vos courriers sous enveloppe à fenêtre, et l’adresse sort mal placée. Coupée en haut, cachée à moitié, ou bien c’est votre propre adresse qui apparaît dans la fenêtre. Le problème ne vient presque jamais de l’enveloppe. Il vient du courrier, conçu sans tenir compte de la fenêtre et du pliage.
Pourquoi l’adresse sort mal
Une enveloppe à fenêtre impose une contrainte précise : le bloc d’adresse du destinataire doit tomber exactement derrière la fenêtre, une fois la lettre pliée et glissée dans l’enveloppe. Si le modèle de courrier place l’adresse quelques millimètres trop haut ou trop à gauche, elle se décale d’autant.
Trois causes reviennent sans cesse. Le modèle de lettre a été dessiné sans enveloppe de référence, souvent repris d’un ancien format. Le pliage n’est pas fait au bon endroit, ce qui fait monter ou descendre la lettre dans l’enveloppe. Ou bien l’enveloppe a changé, avec une fenêtre placée différemment, sans que le modèle suive.
Un dernier piège concerne le jeu. Une lettre pliée plus étroite que l’enveloppe glisse de gauche à droite, et l’adresse se balade. Plus le pliage est juste, plus l’adresse reste en place.
Il arrive aussi que deux services d’une même entreprise utilisent des modèles différents, l’un calé sur l’enveloppe, l’autre non. Les courriers du premier partent correctement, ceux du second reviennent. Un seul modèle partagé règle le problème pour tout le monde.
Caler le courrier sur la fenêtre
La méthode est simple et ne demande qu’une enveloppe et une règle. Prenez une enveloppe du stock que vous utilisez réellement. Mesurez la position de la fenêtre : sa distance au bord gauche et au bord supérieur, sa largeur et sa hauteur.
Pliez ensuite une feuille blanche exactement comme vos courriers seront pliés, glissez-la dans l’enveloppe, et tracez au crayon le contour de la fenêtre sur la feuille. Dépliez : vous avez la zone exacte où doit se trouver l’adresse.
Reportez cette zone dans votre modèle de courrier, sous forme de bloc fixe. Dans un traitement de texte, une zone de texte positionnée par rapport à la page, et non par rapport au paragraphe, ne bougera plus quand le contenu de la lettre change.
Laissez une marge à l’intérieur de la fenêtre. L’adresse ne doit pas toucher les bords de la fenêtre, pour supporter un léger glissement de la lettre. Imprimez un essai, pliez, glissez, vérifiez. C’est le seul contrôle qui vaille.
Le pliage mérite la même attention. Pour un courrier en trois volets glissé dans une enveloppe DL, le premier pli se fait de façon à ce que le bloc d’adresse se retrouve sur le volet supérieur, face à la fenêtre. Si les courriers sont pliés par une machine, réglez-la une fois avec une lettre d’essai, puis contrôlez régulièrement le premier exemplaire de chaque série.
Pensez enfin aux courriers de plusieurs pages. Seule la première page porte l’adresse, et c’est elle qui doit se trouver à l’extérieur du paquet plié. Une seconde page glissée devant cache tout.
Si vous utilisez du papier à en-tête préimprimé, l’en-tête et le bloc d’adresse doivent coexister sans se chevaucher. L’article sur le papier à en-tête explique comment préparer ce papier pour qu’il passe dans l’imprimante du bureau avec le texte imprimé par-dessus.
Les formats courants
Trois formats couvrent l’essentiel du courrier d’entreprise. L’enveloppe DL, longue et étroite, reçoit une feuille A4 pliée en trois. C’est le format le plus courant pour les factures et les lettres.
L’enveloppe C5 reçoit une feuille A4 pliée en deux, ou une feuille A5 à plat. Elle convient aux courriers de quelques pages, qui gonfleraient une enveloppe DL.
L’enveloppe C4 reçoit une feuille A4 à plat, sans pliage. On l’utilise pour les dossiers, les contrats ou les documents qu’on ne veut pas marquer d’un pli.
La position de la fenêtre varie d’un fabricant à l’autre, et parfois d’une série à l’autre. Elle peut être à gauche ou à droite, plus ou moins haute. C’est pour cela qu’on cale le modèle sur l’enveloppe réellement achetée, et qu’on revérifie à chaque changement de fournisseur.
Faire imprimer ses enveloppes
Une enveloppe à votre nom complète le papier à en-tête. On y imprime le plus souvent le logo et l’adresse de retour, dans le coin supérieur gauche ou au dos, sur le rabat.
L’adresse de retour a une utilité concrète : un courrier qui ne trouve pas son destinataire revient chez vous au lieu de disparaître. Elle ne doit jamais se trouver dans la zone visible par la fenêtre, sous peine que le tri lise votre adresse au lieu de celle du client.
Les enveloppes s’impriment généralement déjà fabriquées, en passant dans une machine adaptée. L’impression couvre donc une zone limitée, loin des rabats et des collures. Les aplats de couleur qui couvrent toute l’enveloppe relèvent d’une fabrication spécifique, à demander à l’avance.
Pour le fichier, fournissez un PDF à la taille de l’enveloppe, avec seulement les éléments à imprimer, et indiquez le format et la position de la fenêtre. L’atelier vérifiera que rien ne tombe sur une zone non imprimable.
Ce que La Poste lit
Les courriers sont triés par des machines qui lisent l’adresse à travers la fenêtre. Elles ont besoin d’une zone d’adresse dégagée, bien contrastée, sans texte parasite autour. Un logo, une mention ou une couleur de fond dans la fenêtre gênent la lecture.
Écrivez l’adresse dans une police lisible, de taille suffisante, en noir sur fond clair. Évitez l’italique et les polices fantaisie. Alignez les lignes à gauche, sans espaces superflus.
Vos courriers font partie de l’impression du courrier d’entreprise, avec le papier à en-tête et les liasses. La rubrique correspondance et marketing rassemble les guides sur ces supports.
Questions fréquentes sur l’enveloppe à fenêtre
Peut-on utiliser une enveloppe à fenêtre pour un courrier recommandé ?
Oui, le recommandé n’interdit pas la fenêtre. Le formulaire de recommandé se colle sur l’enveloppe, en dehors de la fenêtre. Vérifiez seulement qu’il ne recouvre pas l’adresse.
Fenêtre à gauche ou à droite, que choisir ?
Peu importe, du moment que votre modèle de courrier est calé dessus. La fenêtre à gauche est la plus répandue en France. Choisissez-en une et gardez-la.
Comment éviter que l’adresse glisse ?
En pliant la lettre au plus juste de la largeur de l’enveloppe et en laissant une marge autour de l’adresse dans la fenêtre. Une lettre pliée trop court bouge forcément.
Une enveloppe imprimée coûte-t-elle beaucoup plus cher ?
Le surcoût dépend de la quantité et du nombre de couleurs. Pour une entreprise qui envoie régulièrement du courrier, il se répartit sur de nombreux envois. L’imprimeur vous chiffrera les deux options.