Le plombier remplit son bon d’intervention sur le capot de la camionnette, le livreur fait signer son bon de livraison sur le pas de la porte, le réparateur laisse un double au client. Tous utilisent la même chose : une liasse autocopiante. Pour la commander, l’imprimeur pose quelques questions précises. Et une fois imprimée, elle se rate de quatre façons, toujours les mêmes.
Ce qu’est une liasse autocopiante
Une liasse autocopiante est un jeu de feuillets superposés, imprimés avec le même modèle, qui reproduisent l’écriture de la première feuille sur les suivantes. On écrit une fois, on obtient plusieurs exemplaires.
Le secret tient au papier autocopiant. Le dos du premier feuillet porte de minuscules capsules d’encre. Le recto du feuillet suivant porte un révélateur. Sous la pression du stylo, les capsules éclatent et l’écriture apparaît sur la feuille du dessous. Aucun carbone n’est nécessaire : c’est la reproduction sans carbone, propre au toucher, qui a remplacé le vieux papier carbone.
Une liasse compte le plus souvent deux ou trois feuillets. En deux exemplaires, on parle de duplicata : un original et un double. En trois, de triplicata. Chaque feuillet a sa couleur, blanc, jaune, rose, bleu, pour qu’on sache d’un coup d’œil lequel revient à qui.
Le principe est simple : un feuillet pour chaque destinataire. L’original part chez le client, le double reste dans le carnet, le troisième va au bureau ou à la comptabilité. Précisez-le à l’imprimeur, il indiquera la destination en bas de chaque feuillet.
Carnet, bloc ou liasse en continu
La même liasse peut prendre plusieurs formes. Le choix se fait sur l’endroit où elle sera remplie.
Le carnet à souche est le plus courant. Les liasses sont reliées dans un carnet, agrafé ou collé, avec une couverture cartonnée. Le feuillet d’origine se détache grâce à une ligne de perforation, tandis que la souche reste dans le carnet. On garde ainsi une trace de chaque bon, dans l’ordre, sans rien perdre. Sur un chantier, la couverture protège les feuilles et sert de support pour écrire.
Le bloc est collé en tête, sans couverture. Plus léger, il se pose sur un comptoir ou un bureau. Les liasses se détachent entières, et chacun range ses feuillets à sa façon. Il convient aux commerces et aux ateliers, où l’on écrit sur une table.
La liasse détachable, enfin, se livre en jeux séparés, que l’on glisse dans une imprimante ou que l’on remplit un par un. Elle sert surtout aux documents préremplis en partie, ou à ceux qu’on classe dans des dossiers.
Posez-vous la question simple : où se remplira le bon ? Debout, dehors, sur un genou, le carnet s’impose. Au comptoir, le bloc suffit.
Le numérotage
Une liasse se numérote presque toujours. Chaque jeu porte un numéro unique, imprimé à l’identique sur tous ses feuillets.
Le numéro sert d’abord à retrouver un bon. Quand un client appelle au sujet d’une intervention, on le retrouve par son numéro, sur son double comme dans le carnet. Il sert aussi au contrôle. Un numéro manquant dans la suite signale un bon perdu ou déchiré, ce qui évite les oublis de facturation.
Pour numéroter, l’imprimeur a besoin d’un numéro de départ. Si vous commandez une suite de carnets déjà existants, donnez-lui le dernier numéro utilisé, pour que la nouvelle série continue sans doublon ni trou. Indiquez aussi l’emplacement du numéro sur le modèle, en général en haut à droite.
Le cas des factures demande une vigilance particulière. Leur numérotation obéit à des règles comptables précises, notamment sur la continuité de la suite. Avant de faire imprimer des carnets de factures, vérifiez avec votre expert-comptable que la numérotation prévue respecte ces règles pour votre entreprise.
Préparer le modèle
Un bon modèle de liasse se pense pour la main qui le remplit, pas pour l’écran qui l’a dessiné. C’est ce que les configurateurs en ligne oublient.
Commencez par les zones d’écriture. Elles doivent être assez grandes pour une écriture rapide, souvent au stylo à bille, sur une surface instable. Une ligne trop étroite oblige à écrire petit, et le double devient illisible. Laissez de l’air, quitte à supprimer une rubrique peu utile.
Les cases à cocher font gagner un temps précieux. Pour un bon d’intervention, on coche le type de prestation au lieu de l’écrire. Pour un bon de livraison, on coche l’état du colis. Chaque case évite une phrase à écrire, et donc une erreur de lecture.
Placez les mentions de l’entreprise en tête : nom, coordonnées, et les informations que votre activité impose sur ce type de document. Le client doit savoir qui est intervenu. Prévoyez enfin une zone de signature bien visible, en bas, pour le client comme pour l’intervenant.
Pensez au geste réel. Un technicien qui remplit son bon sur un capot de voiture, gants à la main, n’écrit pas comme un employé à son bureau. Le modèle doit lui faciliter la vie.
Ce qui fait rater une liasse
Une fois imprimée, la liasse peut encore échouer. Quatre erreurs reviennent sans cesse.
Écrire au feutre ou avec un stylo qui glisse sans appuyer, d’abord. Le papier autocopiant réagit à la pression, pas à l’encre. Un feutre ne transmet rien aux feuillets du dessous. Le stylo à bille, qui appuie, reste le meilleur outil.
Poser le carnet sur une surface molle, ensuite. Sur un genou, un siège ou un coussin, la pression se disperse et le double sort pâle. La couverture cartonnée du carnet sert justement de support rigide : il faut la glisser sous la liasse qu’on remplit.
Laisser le carnet au soleil ou à la chaleur, troisième piège. Le tableau de bord d’une camionnette en été peut suffire à faire réagir les capsules. Les feuillets noircissent ou se marquent sans qu’on ait écrit.
Oublier l’intercalaire, enfin. Dans un carnet, un rabat ou une feuille cartonnée se glisse sous la liasse en cours pour isoler les suivantes. Sans lui, l’écriture traverse et s’imprime aussi sur les pages suivantes du carnet, qui deviennent inutilisables.
Papier ou numérique
Les bons sur tablette ou sur téléphone existent, et beaucoup d’entreprises y sont passées. Ils ont de vrais avantages pour la saisie et le suivi.
Le papier garde pourtant sa place. Il ne tombe jamais en panne de batterie. La signature se fait immédiatement, sans application. Et surtout, le client repart avec son double en main, un document qu’il comprend et qu’il peut ranger. Pour beaucoup d’artisans, les deux cohabitent.
Pour les autres imprimés du quotidien, notre article sur le papier à en-tête traite des courriers, la rubrique marketing, communication et imprimés regroupe les documents voisins, et notre page sur l’impression des papiers de l’entreprise présente l’ensemble des supports.
Questions fréquentes
Quelle couleur pour quel feuillet ?
Il n’existe pas de règle unique. L’usage le plus répandu réserve le feuillet blanc à l’original remis au client, et les couleurs aux doubles conservés. L’essentiel est de rester constant et d’indiquer la destination en bas de chaque feuillet, pour que personne ne se trompe.
Peut-on imprimer une liasse autocopiante au bureau ?
Il existe du papier autocopiant pour imprimante de bureau, vendu en jeux déjà assemblés. Le résultat convient pour de petites quantités. Pour des carnets numérotés, reliés, avec couverture et perforation, l’impression professionnelle reste nécessaire.
Combien de temps l’écriture reste-t-elle lisible ?
Cela dépend du papier, de la pression d’écriture et des conditions de conservation. Un double rangé à l’abri de la lumière et de la chaleur reste lisible bien plus longtemps qu’un feuillet laissé au soleil. Pour les documents à conserver longtemps, gardez l’original ou une copie numérisée.
Faut-il un logiciel pour préparer le modèle ?
Non. Un croquis clair ou un ancien bon annoté suffit souvent : l’imprimeur peut réaliser la mise en page. Si vous préparez le fichier vous-même, un logiciel de mise en page donne un résultat plus précis qu’un traitement de texte, notamment pour aligner les zones sur tous les feuillets.